Voici ce que vous n’aurez plus à faire avec un logiciel de recrutement
Si nous vous parlons d’ATS, qu’est-ce que ça vous inspire ? Digitalisation du recrutement ? Suivi de candidatures ? Ou tout simplement un logiciel RH ?
Il est désormais assez simple d’identifier les nombreux atouts d’un ATS. Mais plus concrètement comment l’acquisition d’un logiciel de recrutement impacte les habitudes de vos équipes RH ?
Dans ce nouvel article, nos experts vous détaillent l’ensemble des actions chronophages auxquelles vous pourrez dire adieu grâce à l’ATS.
Rédiger et publier vos offres une à une
Savez-vous combien de temps vous passez à rédiger une offre ? En moyenne 15 min si ce n’est plus, exact ? Ajoutez ensuite à ceci le temps passé à publier l’offre sur votre site carrière et différents jobboards et vous dépassez largement 1h de travail … et ça pour une offre seulement !
L’un des principaux objectifs de l’ATS est de vous permettre de rester concentré sur une mission essentielle : la rédaction d’une offre attrayante.
Pour cela, l’ATS comprend un volet de multidiffusion automatique de vos offres. Ce qui veut dire que vous rédigez votre offre sur le logiciel et qu’elle sera directement publiée sur les plateformes de votre choix. Pour encore plus d’efficacité, le logiciel sauvegarde vos offres dans une bibliothèque d’annonces que vous pouvez consulter et utiliser à tout moment lors de la création d’une nouvelle offre.
Gérer une boîte mail recrutement
Dès lors que vous digitalisez vos recrutements avec un ATS, vous pouvez dire au revoir à la traditionnelle adresse email “recrutement” bien souvent submergée par les candidatures.
Gardez à l’esprit que le logiciel de recrutement est pensé pour vous faire gagner du temps sur des tâches fastidieuses … Comme la bonne réception des candidatures ! Vous n’aurez donc certainement plus à répertorier une à une les candidatures reçues dans l’offre correspondante.
Concrètement, que fait l’ATS pour vous ? Tout d’abord, plus besoin d’adresse mail ! Lorsqu’un candidat postule, sa candidature est automatiquement centralisée dans l’outil. Vous retrouvez ensuite l’ensemble de vos talents préalablement classés selon les offres auxquelles ils ont postulé. Vous n’avez plus qu’à traiter les candidatures !
Classer et conserver les candidatures dans des dossiers…et sous-dossiers
Si vous ne faites que très peu de recrutements à l’année, gérer les candidatures par mail puis les répertorier reste gérable. Mais à une échelle plus importante (dès 10 recrutements par an selon nos retours utilisateurs), le chargé de recrutement passera presque autant de temps à classifier les candidatures qu’à les analyser.
Et qu’en est-il une fois que vous voulez retrouver un profil reçu il y a déjà quelques mois ? Là aussi, l’interminable tableau Excel risque d’atteindre ses limites …
Dans la continuité du point précédent, l’ATS cherche à rendre toutes ces candidatures facilement consultables. En plus d’être classée selon leur offre correspondante, chaque candidature est également ajoutée à votre propre CVthèque. En effet, sur un onglet dédié, vous pouvez retrouver par requête booléenne, élément du formulaire de candidatures, appréciation laissée, … l’ensemble des talents ayant postulé dans votre entreprise.
Fini le Crtl F sur Excel pour retrouver vos meilleurs profils !
Accumuler les mails pour partager les candidatures à vos managers
Que vous soyez RH ou manager (ou autre !) vous avez probablement déjà entendu parler des bienfaits du recrutement collaboratif pour constituer des équipes solides et pérennes.
Avez-vous la possibilité de faire participer les managers au processus de recrutement ? Comment partagez-vous avec eux les meilleurs profils reçus ?
Sans outil pour centraliser l’ensemble de ces actions RH, le manager peut vite voir sa boite mail submergée de candidatures sur lesquelles donner son avis … ce qui n’est pas sa mission principale.
Pour simplifier ces échanges entre RH et managers, le logiciel de recrutement permet donc un accès spécifique aux managers afin qu’ils puissent accéder aux candidatures les concernant et y déposer leur avis, ensuite visible par les RH.
Vous évitez donc de jongler entre des dizaines de mails pour communiquer avec vos managers et les informer de l’avancée des recrutements.
Répondre un à un à vos candidats
Difficile de répondre à tous les candidats quand on reçoit plusieurs dizaines, voire centaines de candidatures ! Et pourtant, prendre le temps de répondre à chaque candidat est une plus-value considérable pour booster sa marque employeur et ce, même s’il s’agit d’une réponse négative !
Pour éviter la déception côté candidat sans ajouter une quantité de travail supplémentaire au recruteur, l’ATS compte parmi ses fonctionnalités l’envoi de messages automatiques.
Dès lors que vous assignez une appréciation à un candidat, un mail est envoyé dans la foulée. Vous ne passerez donc plus à côté de vos talents !
La conformité RGPD
Comment vous assurez-vous que vos données restent conformes à la loi RGPD au fil du temps ?
Quand vous accumulez des centaines de candidatures dans divers dossiers, il devient forcément difficile, si ce n’est impossible, de savoir quelles données sont toujours conformes ou non.
Bonne nouvelle, là aussi le logiciel de recrutement vous évite cette formalité administrative ! Au fil des candidatures ajoutées dans la CVthèque, l’ATS se charge de mettre à jour et d’entretenir les données collectées pour rester conforme au RGPD sans que vous n’ayez besoin d’intervenir.
Pour en savoir plus sur les règles en matière de RGPD et comment le logiciel de recrutement gère vos données candidats, c’est ici !
Vous l’aurez compris, l’ATS est pensé pour simplifier vos recrutements en vous épargnant les tâches chronophages.
Marketing Specialist – Inrecruiting & Zucchetti France