Comment gérer efficacement sa CVthèque ?

Publié le & mis à jour le 16 octobre 2020

Travail d'équipe

Nous vous expliquons pourquoi et comment optimiser votre CVthèque pour mieux recruter !

Combien recevez-vous de candidatures par an ? 500 ? 1000 ? 10 000 ?   

Si vous voulez dénicher LES talents faits pour votre entreprise, la création d’une CVthèque devient primordiale.  En tant que RH, construire et alimenter un vivier de candidats est une méthode incontournable pour optimiser votre processus de recrutement.  

Aujourd’hui HumanSourcing vous donne les clés pour pouvoir exploiter au mieux votre vivier de candidats et gagner en efficacité.  

Depuis 2003, 4.3 millions de CV ont transités par notre logiciel et 80 000 recrutements ont été réalisés.

Qu’est-ce qu’une CVthèque ? 

La CVthèque est la base de données interne à l’entreprise qui centralise l’ensemble des CV récoltés au fil du temps.

Ces CV peuvent provenir de candidatures envoyées dans le cadre d’une réponse à une offre d’emploi ou de candidatures spontanées. La CVthèque intègre également les profils issus du sourcing réalisé par l’entreprise sur différentes CVthèques comme l’APEC, Monster ou tout simplement LinkedIn.   

Quels sont les atouts d’une CVthèque ?

Que vous recrutiez 10, 50, 100 ou 500 nouveaux collaborateurs chaque année, la CVthèque pourra quoi qu’il en soit vous faciliter la tâche, c’est certain !

Voici les atouts majeurs dont vous pourrez bénéficier : 

Gain de temps et d’argent

Recruter avec une CVthèque vous permettra un sérieux gain de temps et d’argent pour vos futures recherches de talents. Dès qu’un nouveau besoin de recrutement sera identifié, vous bénéficierez déjà d’un vivier de candidats à disposition pour démarrer vos recherches. 

Pour cela, il est utile de vous munir d’un logiciel de gestion des recrutements (dit ATS) permettant ainsi de vous constituer une CVthèque.

En quelques clics, vous pourrez retrouver vos profils de candidats les plus pertinents en fonction de leur secteur d’activité, compétences, localisation, … le choix vous revient ! 

Pas besoin de partir à la recherche de nouvelles têtes : votre candidat idéal a toutes ses chances d’être déjà dans votre CVthèque ! 
En d’autres termes, cela veut dire qu’il n’y a plus besoin de passer par les étapes de multidiffusion d’offres sur les jobboards et centralisation des candidatures, ce qui représente un réel gain de temps et d’argent.  

Trouvez les meilleurs talents 

Grâce aux profils de candidats sélectionnés dans la CVthèque, il est plus facile pour l’employeur de retrouver des talents qui n’avaient pas été recrutés précédemment et de leur proposer un nouveau poste à pourvoir.  

Idem dans le contexte d’un sourcing: vous avez repéré un profil intéressant mais n’avez pas de poste à lui proposer pour le moment ? Gardez le dans votre vivier pour plus tard !  

La CVthèque permet de garder les meilleurs talents à portée de main au fil des besoins de recrutements de l’entreprise.  

Améliorer sa marque employeur 

Une bonne exploitation d’un vivier de candidats est un réel atout pour l’amélioration de sa marque employeur.

Les contacts de candidats étant à porter de main, c’est l’occasion pour l’employeur de mettre en avant son actualité et ses opportunités de carrière à travers des messages ciblés (proposition de postes, …) ou de communication plus générale sur l’entreprise (annonces de nouveautés, …)  

Ces éléments mis bout à bout améliorent l’expérience candidat et par conséquent mettent en avant votre marque employeur.  

Comment bien gérer sa CVthèque ? 

Investissez dans un outil adapté  

Pour travailler efficacement avec une CVthèque, investir dans un outil adapté est essentiel. 

En effet, vous vous rendrez vite compte du manque de praticité d’un classeur Excel ou autre dossier constitué manuellement. Mettre à jour et rechercher des profils de façon manuelle sera à la fois ennuyeux et énergivore. C’est pourquoi il est prioritaire d’investir dans votre CVthèque afin d’en tirer le meilleur profit. 

L’acquisition d’un logiciel de gestion des recrutements est une solution globale pour faciliter l’ensemble du processus de recrutement : en plus de centraliser vos candidats automatiquement, vous bénéficiez de tout un ensemble de fonctionnalités allant de la multidiffusion en un clic de vos offres jusqu’à un reporting statistique sur les profils de votre vivier. 

Sélectionnez les profils à conserver 

Soyez sélectifs sur les profils que vous ajoutez à votre CVthèque : ont-ils un intérêt dans l’immédiat ou dans un futur proche ? Posez en amont les critères d’un candidat pertinent pour votre entreprise.

Dès la réception de candidatures, éliminez ceux ne concordant pas aux critères préétablis et qualifiez les autres avant de les placer dans votre vivier. Sont-ils extrêmement pertinents ou non ? C’est à vous de les classifier ! 

Catégorisez votre vivier  

Plus un vivier s’agrandit, plus la mise en place de catégories s’imposera. L’objectif est de faciliter vos recherches au sein de votre CVthèque.

Avec le logiciel HumanSourcing vous bénéficiez d’un système de tags entièrement personnalisable pour catégoriser vos candidats. Vous adaptez ainsi les catégories à votre organisation et optimisez votre vivier pour trouver les talents adaptés. 

 Alimentez votre vivier

Pour maximiser vos chances de trouver les meilleurs talents, nous vous recommandons d’alimenter régulièrement votre vivier avec de nouveaux profils. Le sourcing est la méthode clé pour enrichir votre vivier. Les sites d’emplois, LinkedIn, les job dating, … Plusieurs moyens sont bons pour consulter une multitude de CVs et ainsi alimenter votre base de données.  

Gardez un vivier conforme RGPD  

Il est de votre devoir de garder une CVthèque à jour afin d’être conforme au RGPD concernant la conservation des données des candidats. Vous devez obtenir le consentement de chacun d’entre eux avant de les intégrer dans votre vivier et supprimer leurs profils au bout de 2 ans si le consentement n’a pas été renouvelé.

Le logiciel HumanSourcing intègre ces éléments dans la constitution de votre vivier et garantit donc la conformité au RGPD. 

Pour tout envoi de candidatures, le candidat doit consentir à l’exploitation de ses données. Après 2 ans de présence dans votre vivier, le candidat est invité par mail à renouveler son consentement pour une nouvelle période de 2 ans. S’il refuse, son profil est automatiquement supprimé.

Vous avez donc la garantie que tous les profils intégrant votre CVthèque respectent le RGPD.   

Comment animer sa CVthèque ?

Avoir une CVthèque c’est bien, mais l’animer c’est mieux ! C’est une étape clé pour booster votre marque employeur. Voici nos 3 recommandations pour communiquer efficacement avec votre vivier :   

Newsletters  

L’envoi de newsletters ciblées pour certains profils est un bon moyen de maintenir l’intérêt de vos talents. C’est l’occasion de communiquer sur votre entreprise et les opportunités professionnelles. 

SMS

Moins formel mais tout aussi professionnel ! Le SMS est probablement le moyen le plus efficace pour communiquer rapidement avec vos candidats. Particulièrement utilisé en agences d’intérim, le SMS garantit d’une part un taux de lecture supérieur aux mails (98% de lectures en moyenne) et vous positionne comme une entreprise moderne. 

Participation à des évènements 

Rien de tel que de partir à la rencontre de vos candidats pour créer du contact ! Cela peut avoir lieu lors d’évènements externes à l’entreprises (forums, salons de l’emploi, …) ou alors internes. Dans ce cas, c’est l’opportunité de valoriser vos candidats en leur envoyant des invitations nominatives par exemple !  

Bien gérer sa CVthèque est en effet une mission incontournable pour tout bon RH. Nous vous accompagnons au quotidien pour optimiser la gestion de vos recrutements.

Suivez-nous pour vous tenir au courant des nouvelles tendances RH et profiter de nos conseils.  

N’hésitez pas à nous contacter, nous sommes là pour vous.

D'autres articles de la catégorie : Conseils RH