Choisir le logiciel RH le plus adapté à vos besoins en recrutement en 2019

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Mise à jour le 11/04/2019 à 07:34

Le recrutement efficient est devenu une priorité pour bon nombre d’entreprises qui, paradoxalement au regard des chiffres annoncés par Pôle Emploi mettant en avant l’évidence d’un nombre très important de demandeurs d’emploi, n’arrivent pas à recruter.

La tendance actuelle est clairement à la gestion des candidats à la manière du service commercial d’une entreprise qui gère ses prospects.

Un « CRM candidats » qui faciliterait la tâche du recruteur et laisserait l’impression de n’avoir « perdu » aucun candidat tout en adoptant une démarche éthique, responsable et en phase avec la règlementation comme la RGPD.

Face à ce besoin, bon nombre d’éditeurs ont été réactifs et il existe aujourd’hui une myriade de solutions RH. Laquelle choisir ? Sur quels critères et pour quelles fonctionnalités ? Quels sont les coûts et les différences entre ces éditeurs ? HumanSourcing tente de répondre à ces points essentiels pour vous, recruteur.

Qu’est-ce qu’un logiciel RH ?

Un logiciel RH est une solution logicielle qui permet d'accélérer et faciliter toutes les étapes d'un recrutement, à la fois du coté du recruteur et du candidat.

Un outil qui pilote la gestion des ressources humaines au travers d'une multitude de fonctionnalités : de la publication des annonces à la réception des CV, au traitement des candidatures, aux entretiens avec le postulant, en passant par la gestion des talents, du temps, des congés, des formations et des compétences et jusqu’à la gestion de la paie.

Bref, une somme d’outils pour simplifier la gestion des ressources humaines, la gestion administrative et offrir une multitude d’indicateurs pour le recruteur.

1. L’Avant Recrutement

L’avant recrutement devra répondre à l’impérieux besoin des recruteurs à réduire le temps pour gérer le sourcing et générer un maximum de CV. Au préalable, il aura fallu que les choses aient été décidées en interne et selon les process établis par les Ressources Humaines.

2. Le Recrutement

La partie recrutement, représentant le cœur du besoin, s’attèlera à offrir à l’utilisateur une somme de fonctionnalités l’aidant dans son quotidien.

En le libérant des tâches chronophages, il pourra se focaliser sur les actions à forte valeur ajoutées, notamment le fameux « œil du recruteur », l’adéquation poste / candidat et toute « l’intelligence RH » à consacrer à un recrutement.

Tous les CV doivent se « ranger » automatiquement, pouvoir êtres lus rapidement et être traités / administrés.

3. L’Après Recrutement

L’après recrutement va consister à intégrer le postulant retenu à l’effectif en place dans l’entreprise ; le pilotage des connecteurs vers les différents SIRH du marché (pour la paie notamment), la gestion de la mobilité interne, des entretiens annuels et de la formation.

Les fonctionnalités cruciales d’un logiciel RH

L'Avant Recrutement

La demande de recrutement

Ici, les utilisateurs bénéficient d’un service qui va leur permettre de piloter les étapes cruciales de l’avant recrutement :

  • Mon entreprise a-t-elle besoin de recruter ?
  • Quel profil ? Quelle est la définition de poste ?
  • Ce poste fait-il référence à une typologie de poste déjà établie en interne ?
  • Qui a autorité chez les salariés pour déclencher un recrutement ?
  • Quels sont les process de validation à mettre en place pour remonter les besoins des opérateurs ?

Optimiser cette étape n’a de sens que si le recrutement est nativement « éclaté » au sein d’un groupe, avec plusieurs entités ou des sites géographiques multiples. Il devient alors nécessaire de centraliser l’information.

La multidiffusion des offres d'emploi

Une étape également essentielle de l’avant recrutement concerne la publication des annonces d’emploi. Des saisies fastidieuses et chronophages qu’un outil de gestion RH complet doit simplifier au maximum.

Les jobboards et réseaux sociaux type Apec, Linkedin ou Monster ayant tous des protocoles différents, c’est autant de saisie que de supports d’annonces utilisés, autant de contrôles à opérer (durée de vie des annonces) et de contacts (commerciaux et techniques) à assurer.

Il est maintenant indispensable pour un recruteur d'automatiser la diffusion des annonces, soit directement intégré au logiciel RH, soit via un multiposteur (Multiposting, Talentplug, Broadbean, etc).

L’offre est saisie une seule fois sur l’interface et des cases à cocher permettent à l’utilisateur de choisir les réseaux partenaires pour multi-parution. En quelques clics les annonces sont diffusées sur autant de supports disponibles et pour une gestion optimale.

Espace carrière

Au delà de la parution d’une annonce sur un jobboard, il est fondamental que l’entreprise dispose d’un espace carrière sur son site internet, et qui soit, lui aussi alimenté automatiquement des offres en cours.

Postuler en 1 clic

Les applications de gestion RH proposent des interfaces toujours plus simples et ergonomiques, afin de maximiser le confort aux candidats lors du dépôt des candidatures.

Aujourd’hui, sur certains secteurs où il devient extrêmement compliqué de recruter, les choses doivent aller vite pour les postulants. Et le plus souvent depuis un smartphone (le responsive est de rigueur).

Les logiciels de recrutement doivent aussi impérativement offrir l’option sémantique qui permet aux candidats de postuler en un seul clic en joignant son CV.

L'algorithme va alors reconnaître les informations essentielles pour les intégrer dans la base de données. Dans un second temps, le recruteur pourra solliciter par email le candidat afin de "muscler" sa candidature en lui proposant un formulaire plus complet.

Fluidifier la partie Recrutement

Une fois la demande de recrutement validée par les services RH, la parution de l’annonce effectuée et que le candidat ait pu postuler en quelques clics, le recruteur va enfin pouvoir se concentrer sur le cœur de son métier :

  • analyser rapidement les candidatures,
  • les administrer en quelques clics (réponses négatives, positives, convocations, archivage, etc…),
  • requêter dans la cvthèque qui se constitue au rythme de chaque cv entrant,
  • retrouver et accéder à un historique de l’information pour la partager en interne (les différentes personnes concernées par un recrutement en cours),
  • orchestrer les bilans statistiques, construire ses propres tableaux, piloter ses campagnes et optimiser ses actions.

Analyser rapidement les Curriculum Vitae

Là est l’ADN d’un logiciel RH de recrutement : que les CV se classent automatiquement dans les bons postes et qu’un recruteur puisse le plus rapidement donner un « avis ». Un logiciel RH doit être ergonomique et il doit être nativement pensé « chasse aux clics » ; cette notion peut être très subjective mais le ressenti (dans l’utilisation) doit bien être là !

La lecture des candidatures doit être rapide et ordonnée avec une prévisualisation fortement recommandée et les tris doivent être paramétrables, autorisant la gestion d’un ranking par l’ajout de tags dans le descriptif de l’offre pour un tri par pertinence.

Administrer les dossiers de candidatures

Autant de tâches répétitives et chronophages mais qui sont essentielles sur un marché concurrentiel de demandeurs d'emploi.

Combien de ces candidats qui se plaignent de ne jamais recevoir de réponses à leur projet ? alors qu’il devient si simple d’organiser les choses et de développer naturellement une belle image employeur (pour plus tard, ou même en terme de chiffres d’affaires si l’on considère qu’un candidat puisse aussi être un client)

Là aussi en quelques clics, un logiciel RH de recrutement devra offrir cette possibilité d’administrer en masse des réponses types (pour un gain de temps essentiel) mais en favorisant le coté humain et individuel de la candidature en historisant les réponses et en les attachant individuellement à chaque personne.

Un recruteur saura dès lors ce qui a été écrit, à qui, par qui et quand : une richesse (complétée du dossier complet CV et lettre de motivation du postulant), qui permettra d’approcher un candidat comme on approche un prospect.

Retrouver une information CV ou candidat

Un logiciel RH recrutement va garantir également à son utilisateur de pouvoir interroger à volonté sa base de données qui va se constituer de manière très rapide.

Tous les mots de chaque CV déposé vont alimenter une recherche full text qui sera complétée par les critères d’un éventuel formulaire, lors du dépôt de la candidature.

Tracer et partager l’information

Chaque candidature va pouvoir être transmise à un tiers (de l’entreprise ou auprès d’un prestataire) afin d’être validée et/ou complétée et afin de respecter là aussi les procédures internes, ou pour simple « avis ».

Au choix, les personnes « distantes » pourront alors donner un avis et apporter directement un commentaire depuis le mail qu’elles recevront, ou en se connectant directement à l’espace qui leur sera dédié sur la base de données (des systèmes de gestion de droit doivent pouvoir être envisagés au regard de la confidentialité des missions ou des vues de profil, en fonction des services ou des personnes habilitées).

Anticiper l’après « recrutement »

Une fois le candidat retenu, un logiciel de recrutement doit faciliter le passage du candidat au statut de collaborateur avec des passerelles vers les systèmes déjà en place dans l’entreprise. C’est au logiciel de s’adapter aux exigences et outils internes.

Il est assez fréquent aussi de constater qu’un ATS recrutement puisse proposer des solutions internalisées de gestion des collaborateurs, comme la mobilité interne, la gestion des entretiens individuels annuels et la formation.

Tout s’arrête généralement à la paie. Rares sont les logiciels de recrutement qui assurent aussi la complexité règlementaire de la gestion de paie.

Les connecteurs SIRH

Un éditeur de logiciel RH doit disposer d’une équipe technique dédiée justement à ces « spécificités » ; s’adapter aux autres outils et aux exigences demandées de la DSI.

L’étape est essentielle et doit être pensée « évolutive ; les scripts, les protocoles, les tests, la sécurité, et jusqu’au contrat (protection des données, réversibilité, responsabilités, etc…).

L’organisation doit être sérieuse et rigoureuse. Efficiente aussi, car il peut s’avérer dans certains cas beaucoup plus simple de ne rien connecter du tout !

La mobilité interne

En matière de tension dans le recrutement, il ne faut jamais oublier les potentiels de ses propres équipes ! Et une solution RH, après avoir servi à recruter, doit pouvoir aussi proposer de gérer la mobilité interne de ses collaborateurs, si ils ne sentent pas à l'aise dans leur travail.

Favoriser, par exemple, l’accès à une offre interne avant que celle-ci ne soit diffusée sur un jobboard. Ou alors favoriser la montée en compétence d’un collaborateur.

Les avantages du logiciel RH HumanSourcing

Le logiciel RH HumanSourcing est le fruit de toutes ces fonctionnalités qui ont été mises en scène au rythme de chaque nouveau client, de manière simple et pragmatique.

Des fonctionnalités « à la carte » et ultra paramétrables selon l’organisation interne. Aucun utilisateur de HumanSourcing n’a à subir une « façon de l’utiliser ».

C’est le logiciel qui s’adapte par ses réglages et paramètres à l’utilisateur, le fruit « technique » de passionnés de Ressources Humaines qui ont su écouter et accompagner les 8 000 utilisateurs qui composent la communauté HumanSourcing depuis toutes ces années.

Un spectre fonctionnel évolutif en adéquation avec vos besoins

La structure native de notre logiciel de recrutement vous autorise la montée en puissance progressive des différentes fonctionnalités grâce à nos multiples modules et « à la demande ».

Ce qui signifie qu’il convient souvent de pouvoir « démarrer petit ». Se donner le temps pour parler la même langue, se comprendre et se faire confiance quant à l’utilité de déployer « plus ». Telle est notre philosophie !

La communauté des utilisateurs HumanSourcing

Il s’agit là de notre richesse et de notre force profonde : nous écoutons véritablement et accompagnons fièrement nos clients.

C’est avec eux (et grâce à eux) que nous avons grandi et la quasi totalité nous font encore confiance 16 ans plus tard ! (Nous enregistrons en 2019 un taux de renouvellement client de 97,8% !).

Ce sont nos clients qui nous ont sollicité autour de problématiques nouvelles intervenues au fil du temps et qui ont pu être retranscrites techniquement afin d’alimenter le bouquet fonctionnel d’outils de gestion RH le plus large du marché aujourd’hui. Tous nos utilisateurs vous diront le bien qu’ils pensent de nous, alors n’hésitez pas à les solliciter directement !

L’infrastructure technique et humaine

L’infrastructure technique et humaine d’un éditeur de logiciel RH est fondamentale ; et HumanSourcing présente plusieurs avantages en la matière.

Notre infrastructure est hébergée en France, redondée sur 2 sites, maintenue et supervisée en interne et en externe (service dédié d’infogérance 24h/24h) qui garantit un service inaltérable et optimal en performances. Nous sommes fréquemment audités par les DSI de nos plus grands clients et qui nous valident systématiquement.

Choisir notre logiciel de recrutement, c’est aussi rejoindre une équipe de passionnés RH et pas de simples « commerciaux » ou de développeurs uniquement « technique ».

Nous sommes partis du « métier RH » pour faire naitre notre logiciel RH, et pas l’inverse ! Cette fibre RH est très prononcée dans l’ADN du logiciel HumanSourcing, elle nous anime et donne du sens dans nos démarches à vos cotés.

Nos équipes sont ultra disponibles et réactives. Cette appétence à la disponibilité, la réactivité et à la proximité est d’ailleurs un des critères essentiels lors de nos propres recrutements !

Vous rendre régulièrement visite, vous conseiller, vous recevoir dans nos grands bureaux entourés de verdure et de calme ou organiser avec vous des conf call régulières est notre quotidien et nous adorons ça !

Vous écouter et vous accompagner nous donne la certitude d’être dans le vrai dans nos développements car les experts visionnaires, c’est vous !

Indépendance

Notre seul métier est l’édition du logiciel HumanSourcing. Nous ne sommes ni jobboards, ni « commercialisateurs » de cvthèque. Nous n’appartenons à aucun groupe, sommes français et détenons 100% de notre capital sans n’avoir jamais levé le moindre € auprès d’investisseurs.

Nos bilans comptables depuis 2003 ont toujours été bénéficiaires et notre vision d’entreprise réside dans l’autofinancement. Le pragmatisme du « bon sens paysan » nous anime au quotidien et vous garantit sérieux et pérennité pour demain !

Engagements contractuels, RGPD, autonomie, réversibilité, etc.

Au titre du RGPD, de notre infrastructure technique et de notre éthique, nous signons des engagements extrêmement forts avec nos clients en matière de responsabilités et vous protégeant intégralement.

Vous êtes (par exemple) les seuls propriétaires de vos données et nous nous interdisons formellement de faire commerce d’une seule d’entres elles, nous vous les restituons à la moindre demande.

Nous sommes les seuls responsables en matière de RGPD (nous sommes votre paravent en tant que responsable externe de vos données) et vous n’êtes pas (par défaut) engagés dans le temps avec nous.

Ces engagements (évolutifs aussi à la carte si certains thèmes n’étaient pas évoqués dans nos contrats) vont dans le sens de l’autonomie (pas uniquement fonctionnelle) que nous pouvons vous garantir.

En conclusion

Beaucoup de solutions existent, aux fonctionnalités éclatées et toutes pas forcément pertinentes et qui s’avèrent finalement lourdes à utiliser.

Certains éditeurs vous enferment contractuellement et n’hésitent pas à facturer des prestations somme toute déshumanisées.

Certaines offres, trop « jeunes » qui débarquent de nulle part et qui chantent un prix cassé qui ne les permettra pas de survivre et de se développer avec pour vocation initiale la « levée de fond » à court terme, le « haut de bilan » pour une opération de vente. Les investisseurs ici deviennent l’objectif en oubliant totalement celui des clients.

Ce dont nous sommes certains chez HumanSourcing, c’est que nous aimons notre métier et nos clients ; nous avons été historiquement les premiers à nous créer, nous officions depuis 2003 et nous serons encore là demain.Souvent copié mais jamais égalé !