Onboarding: les clés pour garantir la bonne intégration de vos collaborateurs

Publié le & mis à jour le 7 avril 2021

enfant devant un escalier

Découvrez comment assurer la bonne intégration de vos nouvelles recrues !

L’arrivée d’un nouveau collaborateur au sein d’une entreprise représente un événement important tant pour la nouvelle recrue que les équipes déjà en place. C’est en effet dès l’onboarding que se joue l’avenir du talent dans l’entreprise.

Par définition, l’onboarding (“embarquement” en français) désigne l’ensemble du processus d’intégration mis à place par l’entreprise pour assurer la bonne intégration d’un talent.

Dans cet article, nos experts vous démontrent l’importance d’une stratégie onboarding et comment la mettre en place via de simples étapes. 

Pourquoi mettre en place une stratégie d’onboarding ?

Ce n’est un secret pour aucun recruteur : l’onboarding est une étape clé pour assurer la longévité d’un nouveau talent dans l’entreprise.

Malgré cela, le ministère du travail a relevé qu’en moyenne 36% des CDI étaient rompus avant leur premier anniversaire. Les raisons de ce phénomène peuvent être multiples, mais un onboarding mal préparé peut-être une des causes.

En effet, une autre étude menée par l’APEC a même révélé que 4% des nouveaux talents ont déjà quitté un poste après une journée de travail seulement !

Vous l’aurez compris, plus qu’une formalité, l’intégration des talents est essentielle pour le bon fonctionnement de votre entreprise et votre marque employeur.

Les étapes d’un plan d’intégration réussi

Investir du temps pour la bonne intégration d’un talent compte de nombreux avantages à court et long termes pour l’entreprise :

Comme une intégration réussie se prépare, nos experts du recrutement vous dévoilent les étapes simples à mettre en place pour accueillir vos nouveaux collaborateurs.

Avant l’arrivée dans l’entreprise

L’intégration démarre dès la signature du contrat

Vous avez trouvé la perle rare et signé le contrat de travail : dans quelques semaines il/elle rejoindra vos équipes !

Ces quelques semaines peuvent donc paraître longues, et d’autant plus dans l’esprit du candidat si il/elle n’a pas de vos nouvelles …

En amont de la prise de poste, prenez donc un moment pour prendre des nouvelles de votre futur collaborateur via l’envoi de newsletters internes ou même d’un simple sms. Les sujets administratifs (demande de RIB, …) sont également l’occasion de prendre des nouvelles !

Adaptez selon le candidat la fréquence de ces messages. Pour certains profils comme pour un premier emploi ou quelqu’un en reconversion professionnelle, des messages plus réguliers seront les bienvenus pour rassurer les talents.

Désigner un mentor

Nommer un mentor ou tuteur d’intégration est un bon moyen de faciliter l’immersion de la nouvelle recrue dans son équipe.

Plutôt qu’un manager, il peut être d’autant plus intéressant de nommer un collègue à poste équivalent comme tuteur d’intégration. L’objectif est double. D’une part, le nouvel employé sera immédiatement plongé dans le quotidien de son équipe et de l’autre, se sentira plus à l’aise pour poser des questions sur l’entreprise, son fonctionnement, ses traditions, (…) que s’il s’agit d’un manager.

Préparer les outils de travail

Un badge non opérationnel, du matériel manquant, une ligne téléphonique pas tout à fait au point, … Bref, autant d’aléas qu’il est souhaitable d’épargner à votre nouveau collaborateur. D’une part, cela ne favorise pas votre image et de l’autre, c’est potentiellement un facteur de stress pour votre talent !

Pour éviter ça, anticipez la demande et la préparation des outils dès lors que le candidat accepte le poste. Tous ces éléments doivent être fonctionnels pour le jour J.

Organiser le planning

Les premiers jours dans une nouvelle entreprise peuvent être assez déroutant face à la quantité de nouvelles informations à assimiler.

L’idéal est donc de planifier les premiers jours de votre nouvelle recrue, comme un fil conducteur, pour lui permettre de rencontrer les personnes clés pour mieux appréhender ses missions à venir.

A l’arrivée dans l’entreprise

Préparer une réunion d’informations

Une fois le nouvel employé enfin sur place, l’élément certainement le plus important à sa bonne intégration : la disponibilité du manager. L’idéal est même de réserver une journée entière à l’arrivée du collaborateur.

Dès les premières heures de l’onboarding, prévoyez donc une réunion d’information visant à présenter de manière plus approfondie l’entreprise, son histoire, ses valeurs, sa vision, ses équipes, et autres éléments plus spécifiques comme la charte informatique, la mutuelle, …

Outre la présentation du nouvel espace de travail, cette réunion vise aussi à immerger le collaborateur dans les problématiques actuelles de l’entreprise :

La nouvelle recrue doit pouvoir ressortir de cette entrevue en ayant une idée précise du contexte de l’entreprise et de ce qui lui sera demandé dans les semaines à venir.

Formation au poste

Dans la continuité du point précédent, la personne désignée comme mentor pourra prendre le relais et présenter de manière concrète les missions du nouvel employé et notamment la présentation des outils avec lesquels il/elle travaillera au quotidien.

L’objectif est de se familiariser le plus tôt possible avec ce nouvel environnement de travail pour optimiser le bien-être du collaborateur !

Rencontre avec les équipes

Que ce soit à l’occasion d’un meeting, un déjeuner ou d’un after-work, il est essentiel dans un onboarding réussi que le collaborateur rencontre rapidement l’ensemble des équipes (ou du moins ceux qu’il/elle sera amené à croiser régulièrement).

C’est un moyen essentiel pour tisser du lien entre collègues. Le sentiment de ne pas être réellement intégré dans une équipe reste une cause importante de départ en entreprise. Selon une étude Yooo ! menée en 2018, seulement 38% des nouvelles recrues ont le sentiment de faire partie de l’entreprise dans les 6 mois suivant leur embauche contre 61% au-delà de 6 mois d’intégration !

Vérifier l’accès aux informations

Cela peut sembler assez anecdotique de prime abord, mais l’arrivée dans une nouvelle entreprise demande une bonne dose d’énergie pour se faire à la nouvelle organisation, aux méthodes de communication, aux outils, …

Ce n’est donc pas en un jour ou deux que votre nouvelle recrue assimilera l’ensemble de ces informations. Les rendre facilement accessibles à tout moment, par exemple grâce à un outil de collaboration interne, pourra réellement rassurer votre collaborateur et lui permettre de revoir à son rythme et quand il/elle le souhaite les informations mises à disposition. Et le tout, en toute autonomie !

Maintenir un suivi régulier tout au long du parcours

Selon le profil du candidat et le type de contrat, un onboarding complet s’étalera de façon très variable dans le temps, pouvant durer plusieurs mois.

Il est donc primordial de débriefer à intervalle régulier avec votre nouveau collaborateur pour faire le point sur ses impressions, ressentis, interrogations, …

Dans un premier temps, privilégiez des points hebdomadaires, puis au fil du temps et selon chaque profil, ces bilans deviendront mensuels, trimestriels puis annuels ! Le temps que vous accordez à vos collaborateurs renforcera votre marque employeur et leur volonté de s’investir dans le bon développement de l’entreprise.


Pour d’autres conseils sur comment optimiser votre gestion de talents, contactez nos équipes !

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